從一個采購實例分析企業(yè)內(nèi)控缺陷

從一個采購實例分析企業(yè)內(nèi)控缺陷

轉(zhuǎn)自視野論壇

    曾經(jīng)在一家企業(yè)做生產(chǎn)循環(huán)的內(nèi)部審計時遇到的一個實例。

    做內(nèi)部審計我喜歡去跑跑現(xiàn)場，搜集資料的時候我喜歡和業(yè)務(wù)文員一起搜集，主要是怕資料多，女孩子抱不動。

    一次做生產(chǎn)循環(huán)的審計時我也沒有錯過這個“開小差”的機會，跑到車間去逛了一圈，然后就讓生產(chǎn)文員帶我去資料室找資料。果然，資料放在很高的位置，我們很艱難地才把它們?nèi)∠聛�，我發(fā)現(xiàn)，資料保管不是很好，有些資料上面有一層厚厚的灰塵；在現(xiàn)場翻閱了一遍又發(fā)現(xiàn)，我需要看的生產(chǎn)現(xiàn)場管理的資料是按本裝訂的，一臺機對應(yīng)一本資料，可是部分機臺當(dāng)月盡管沒有開機，仍然有一本空白的資料；還有些機器當(dāng)月開機不足一個月，開機的那些天有資料記載，沒開機的附有空白紙張。

    由此我在大腦中初步得出結(jié)論：生產(chǎn)紙張存在大量浪費，生產(chǎn)資料的現(xiàn)場控制存在缺陷。

    很多內(nèi)審人員做到這里可能就開始沾沾自喜了，以為可以向上級領(lǐng)導(dǎo)提交一份漂亮的內(nèi)控缺陷報告了，其實不然。

    發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象后，我隨即抽取了幾本回到辦公室仔細(xì)研究，初步估計紙張的浪費率在40%，然后找采購要到了生產(chǎn)用紙張的每月采購總量和每月采購單價發(fā)現(xiàn)：1、生產(chǎn)用紙張每月采購量巨大；2、生產(chǎn)用紙張每月的采購價格不變，且按照常識判斷偏高。

    我與采購負(fù)責(zé)人溝通，對方對我的價格質(zhì)疑非常不開心，大為不悅，說如果紙張單價由問題那這不成暴利行業(yè)了嘛？

    于是我讓采購負(fù)責(zé)人敦促采購員要求該供應(yīng)商和備選供應(yīng)商重新報價，發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商報價是分等級的，即3000張以下0.2元\張，3000-5000張0.12元\張，5000張以上0.08元\張。而公司的采購單價一直是0.2元\張。發(fā)現(xiàn)這一問題后，我立馬要求采購負(fù)責(zé)人約見供應(yīng)商，由我、采購員和供應(yīng)商就價格進行重新談判并在以后的采購過程中均依據(jù)最新價格執(zhí)行，對于之前的幾個月的紙張采購價格偏貴的執(zhí)行扣款，僅僅由于價格偏高就扣款近萬元，并對供應(yīng)商提出嚴(yán)重警告，由于考慮到部分關(guān)系及申請領(lǐng)導(dǎo)后，沒有對供應(yīng)商執(zhí)行額外罰款。

    在這之后我又建議生產(chǎn)部門領(lǐng)導(dǎo)對生產(chǎn)紙張的使用進行更好地管控，采購部門加強自身的詢比價工作。內(nèi)審工作為公司創(chuàng)造了效益，促進了公司的管控，提升了內(nèi)審地位。當(dāng)然了，這個案例從側(cè)面折射出公司的采購組織架構(gòu)和職責(zé)劃分上存在問題，詢比價工作比較流于形式（以前采購環(huán)節(jié)的審計工作有證據(jù)支撐此結(jié)論）。

    通過這個案例說明，審計工作要抓住問題的內(nèi)在實質(zhì)和關(guān)聯(lián)關(guān)系，明白牽一發(fā)而動全身的道理，細(xì)處入手，縱觀全局，同時要有打破沙鍋問到底不到黃河不死心的心理準(zhǔn)備，不放過任何一個可能提升自身價值的機會，一查到底。